Turni della prossima settimana

#bibliotechedaraccontare

Il sabato non dorei lavorare, ma oggi ho fatto ancora una volta una eccezione alla regola, trascorrendo in ufficio poco più di due ore da destinare ad uno degli adempimenti più importanti della settimana: la messa a punto del piano di lavoro del personale della San Giorgio della prossima settimana. Noi li chiamiamo familiarmente "i turni", anche se in realtà si tratta di qualcosa di molto più complesso della semplice elencazione di presenti e assenti. In realtà questo documento, realizzato con una semplice tabella word, offre a ognuno delle circa  30 persone che lavorano alla San Giorgio la traccia per costruirsi la propria agenda di lavoro individuale, stabilendo chi fa che cosa, in quali orari, in collaborazione con chi.

Questo file, che di solito viene pubblicato tra il venerdì e il sabato su uno spazio intranet condiviso, rappresenta in qualche modo l'alfa e l'omega della nostra azione per la settimana successiva: al pari di una vera e propria tabella di marcia collettiva, assegna le risorse umane disponibili all'esecuzione dei compiti in programma, idealmente suddivisi in:
– presidio ai sei banchi di prestito (aperti sempre tra le 9 e le 19, tutti i giorni ad orario continuato);
– interventi di sostegno e assistenza alle iniziative e attività in programma ogni giorno (i corsi di educazione permanente, i laboratori, le visite guidate per i bambini, etc.);
– attività di back-office condotte in autonomia dai singoli (acquisti, catalogazione, preparazione rassegne e mostre bibliografiche, etc.);
– attività di back-office condotte in relazione con altri soggetti esterni (riunioni, incontri, installazione mostre, etc.).

Non posso certo svelare il contenuto di quello che si avvicina molto ad essere un segreto industriale: sarebbe come pubblicare la ricetta della Coca-Cola. Posso solo dire che in ogni tabella del giorno c'è scritto tutto: chi fa servizio a quale banco, chi rimette a posto il magazzino, chi va a ritirare la posta in Comune, chi prepara un certo volantino, o fa servizio in regia in auditorium, segue l'istruttoria di una certa gara, cataloga le novità, porta l'acqua fresca al tavolo dei relatori in una delle sale dove c'è una conferenza in programma, si premura di portare e ritirare il foglio firme ad un corso di educazione permanente o sistema i tavoli che serviranno per il mercatino degli Amici della San Giorgio o per un buffet in programma in auditorium. Non c'è niente che si faccia da sé: dietro ogni piccola o grande attenzione nei confronti dei nostri lettori c'è sempre il lavoro programmato di qualcuno. Del pari, dietro le disattenzioni e gli errori, c'è quasi sempre una cattiva o insufficiente programmazione da parte mia.

Predisporre questo piano non è mai facile. Certo, è stato molto, molto difficile far quadrare tutto specie nei mesi passati, quando abbiamo molto sofferto le assenze contemporanee di molte persone (ad inizio 2017 siamo arrivati anche ad essere solo in quindici), a fronte di un calendario già "esploso" in centinaia e centinaia di eventi programmati, ciascuno dei quali aveva bisogno della sua "manutenzione". In un periodo come questo, invece, mi limito a fare i conti con le normali assenze da ferie, compensate in qualche modo dal rallentamento del ritmo delle attività esterne e da una minore pressione dell'utenza ai banchi.

Sarei una sciocca se dicessi che un lavoro del genere mi diverte. Anzi, spesso – specie quando è interrotto dalle mille incombenze della quotidianità – completarlo diventa un dovere tormentoso, dovendo fare i conti col rischio di errori o distrazioni (mettendo magari in servizio chi ha chiesto ferie o ha chiesto un cambio di turno) . Ma, pur non trattandosi di un compito divertente, devo ammettere che esso porta con sé le sue soddisfazioni, permettendo di toccare con mano la complessità della macchina organizzativa della San Giorgio, che – a differenza della Ferrari – cambia le proprie gomme senza fermarsi, ma rimanendo sempre in corsa. 

Peraltro è normale che questo piano di lavoro subisca molti cambiamenti nel corso della settimana: chi si ammala, chi deve far fronte ad un imprevisto personale o familiare, chi segnala la necessità di dedicarsi ad una attività non registrata in agenda. Gli imprevisti possono essere tanti, e con essi bisogna fare i conti ad ogni momento. Certo è che, al di là di tutti gli aggiustamenti in corsa, la Road Map rimane pur sempre il punto di riferimento per tutti. 

Punto di incontro tra teoria e pratica, tra princìpi e risultati effettivi, il file con i turni della settimana è il nostro ancoraggio alla realtà quotidiana ed assieme il codino a cui aggrapparsi per non rimanere prigionieri delle sabbie mobili: plebeo per la sua prosaicità, nobile per la sua capacità di trasformare i valori in comportamenti effettivi. Come dice il proverbio, "Fail to plan, plan to fail".